Come fare un preventivo professionale: guida completa

Un preventivo scritto bene è spesso la differenza tra prendere il lavoro e perderlo. Il cliente lo legge sul telefono, lo confronta con quello di un altro artigiano e decide in pochi minuti. Se il tuo è confuso, con una cifra secca e nessun dettaglio, parti in svantaggio anche quando il tuo prezzo è giusto.

In questa guida trovi cosa deve contenere un preventivo, come si imposta l'IVA voce per voce e quali sono gli errori che vedi fare più spesso sul lavoro.

Cosa deve contenere un preventivo?

Un preventivo completo ha sempre questi elementi:

• I tuoi dati: ragione sociale o nome, partita IVA, indirizzo, contatti e, se ce l'hai, il logo. Servono a far capire subito chi sei.
• I dati del cliente: nome o ragione sociale, indirizzo dell'intervento, eventuale partita IVA o codice fiscale.
• Le voci di lavoro: ogni riga con descrizione, quantità, unità di misura, prezzo unitario e aliquota IVA. Materiali e manodopera possono stare in righe separate o accorpate, ma la descrizione deve dire cosa fai davvero.
• I totali: totale imponibile, totale IVA e totale lordo (quello che il cliente paga).
• La validità dell'offerta: di solito 30 giorni. Serve a proteggerti se i prezzi dei materiali cambiano.
• Un numero progressivo e la data: per esempio PREV-2026-0001. Ti aiuta a ritrovare il documento e a fare ordine.
• Le note: cosa è incluso, cosa è escluso, tempi di esecuzione, modalità di pagamento, eventuale acconto richiesto.

La parte che fa la differenza sono le note e il dettaglio delle voci. Un cliente che vede "rifacimento bagno: 4.500 €" non sa cosa sta comprando. Un cliente che vede le righe (demolizione, impianto idraulico, posa piastrelle, sanitari, smaltimento macerie) capisce il valore del lavoro e discute meno sul prezzo.

Come si imposta l'IVA riga per riga?

Non tutte le voci di un preventivo hanno la stessa aliquota. In genere:

• il 22% è l'aliquota ordinaria e si applica alla maggior parte dei lavori;
• il 10% si applica spesso agli interventi di manutenzione ordinaria e straordinaria su immobili a prevalente destinazione abitativa privata;
• il 4% riguarda alcuni casi legati alla prima casa e a lavori specifici.

Sui "beni significativi" (per esempio caldaie, condizionatori, sanitari, infissi) all'interno di un intervento agevolato al 10% ci sono regole particolari sulla parte di valore che resta agevolata. È un punto che sbagliano in molti: se hai dubbi, la cosa giusta è impostare la riga con l'aliquota che ritieni corretta e farla verificare dal tuo commercialista prima di inviare.

Il meccanismo pratico è semplice: per ogni riga calcoli imponibile (quantità × prezzo unitario), poi l'IVA di quella riga con la sua aliquota. Alla fine sommi tutti gli imponibili, sommi tutte le IVA e ottieni il totale lordo. Se fai questo calcolo a mano su più righe con aliquote diverse, è facile sbagliare di qualche euro: meglio usare uno strumento che lo fa da solo. Trovi il dettaglio completo nella guida IVA al 10% o al 22% nei preventivi.

Quali errori ti fanno perdere il lavoro?

• Prezzo secco senza dettaglio. Il cliente non capisce cosa paga e cerca qualcuno che glielo spieghi.
• Nessuna validità. Se il cliente ti richiama dopo tre mesi e i materiali sono aumentati, sei costretto a rifare tutto o a rimetterci.
• Non dire cosa è escluso. Opere murarie, smaltimento, ponteggi, ripristini: se non lo scrivi, il cliente dà per scontato che sia compreso.
• Consegna lenta. Un preventivo che arriva dopo una settimana vale la metà. Se lo mandi mentre sei ancora sul posto o la sera stessa, il cliente ti percepisce come affidabile.
• Nessun follow-up. Molti preventivi non vengono rifiutati: vengono dimenticati. Un messaggio dopo qualche giorno recupera lavori che daresti per persi.

Come consegnare il preventivo e fare follow-up?

Manda il preventivo in PDF, con un formato pulito e il tuo logo. Puoi accompagnarlo con un messaggio breve su WhatsApp o via email, senza scrivere un romanzo: "Buongiorno, le invio il preventivo per il bagno. Resto a disposizione per qualsiasi chiarimento."

Poi segna sul calendario di ricontattarlo dopo 3-4 giorni se non risponde, e di nuovo dopo una settimana. La guida quanto far durare la validità di un preventivo spiega come usare la scadenza come leva gentile per farti dare una risposta.

Se fai molti preventivi, tenere insieme numerazione, calcoli IVA, PDF e promemoria diventa un lavoro a parte. Con JobFlow compili le voci dal telefono, il PDF con logo e numero progressivo esce da solo e il sollecito al cliente parte in automatico dopo qualche giorno: così ti resta solo da fare il lavoro sul posto.