Fattura elettronica per artigiani nel 2026: come funziona

Se hai la partita IVA e fatturi a clienti in Italia, la fattura elettronica ti riguarda. Non è un modulo PDF da mandare via email: è un file in un formato preciso che passa da un sistema pubblico prima di arrivare al cliente. Una volta capito il meccanismo, è più semplice di quanto sembri.

Cos'è la fattura elettronica?

La fattura elettronica è un documento in formato XML (lo standard si chiama FatturaPA) che deve rispettare una struttura tecnica fissata dall'Agenzia delle Entrate. Dentro ci sono gli stessi dati di una fattura di carta: i tuoi dati, i dati del cliente, le righe con imponibile e IVA, i totali, la modalità di pagamento.

La differenza è che non la stampi e non la spedisci tu: la invii al Sistema di Interscambio (SdI), un sistema gestito dall'Agenzia delle Entrate che fa da "ufficio postale" ufficiale. Lo SdI controlla che il file sia formalmente corretto e lo recapita al cliente, oppure lo scarta con un codice di errore se qualcosa non va.

Come arriva la fattura al cliente?

Ogni cliente con partita IVA ha un modo per ricevere le fatture elettroniche:

• un codice destinatario di 7 caratteri (se usa un software o un intermediario che le riceve per lui);
• oppure un indirizzo PEC.

Quando fai il preventivo o registri il cliente, chiedi già questi dati: ti servono per emettere la fattura senza rincorrere il cliente dopo. Se il cliente è un privato senza partita IVA, la fattura si invia comunque allo SdI con codice destinatario "0000000" e tu gli consegni una copia di cortesia (PDF o cartacea); il privato la ritrova anche nel suo cassetto fiscale.

Entro quanto va emessa la fattura elettronica?

La regola generale è che la fattura immediata va emessa (cioè trasmessa allo SdI) entro 12 giorni dalla data dell'operazione. Esiste anche la fattura differita, che raggruppa più consegne o prestazioni verso lo stesso cliente nel mese e si emette entro il giorno 15 del mese successivo, a certe condizioni.

In pratica: finito il lavoro e concordato l'incasso, non lasciar passare settimane. Prima emetti, prima il cliente ha il documento per pagarti e prima chiudi la pratica. Le regole sui termini possono cambiare: verifica la versione aggiornata o fatti confermare la scadenza dal commercialista se hai situazioni particolari.

Come si conservano a norma le fatture elettroniche?

Le fatture elettroniche vanno conservate elettronicamente per dieci anni, con modalità che ne garantiscono l'integrità nel tempo. Non basta salvare i file XML in una cartella del computer.

Puoi assolvere questo obbligo in due modi:

1. tramite il servizio di conservazione dell'Agenzia delle Entrate, a cui si aderisce dal portale Fatture e Corrispettivi;
2. tramite il tuo commercialista o un servizio di conservazione dedicato.

Mettiti d'accordo con il commercialista su chi fa cosa: è l'errore più comune, pensare che se ne occupi automaticamente qualcun altro.

A cosa serve un software come JobFlow?

Un gestionale ti serve per preparare la fattura, non per sostituirti negli adempimenti. Con JobFlow trasformi un preventivo accettato in fattura riprendendo le stesse righe, con imponibile, IVA e totali già a posto, e generi il file XML nel formato corretto, controllato rispetto allo standard ufficiale.

La trasmissione allo SdI e la conservazione restano un passaggio che gestisci tu con il tuo commercialista o dal portale dell'Agenzia: è una scelta precisa, così i tuoi dati fiscali passano solo da canali ufficiali italiani. Il file che ti serve, però, non lo prepari più a mano.

Che collegamento c'è con il preventivo?

La fattura elettronica è la coda naturale di un preventivo fatto bene: se le righe, le quantità e le aliquote erano corrette nel preventivo, in fattura riporti quelle. Per questo conviene curare il documento a monte, come spiegato in come fare un preventivo professionale.

Se sei in regime forfettario la fattura elettronica la fai lo stesso, ma con regole diverse su IVA e bollo: le trovi in regime forfettario: cosa cambia in preventivi e fatture.

In sintesi

• La fattura elettronica è un file XML che passa dallo SdI.
• Raccogli codice destinatario o PEC del cliente già in fase di preventivo.
• Emetti nei termini (in genere 12 giorni per l'immediata): verifica sempre la regola in vigore.
• La conservazione decennale va organizzata con il commercialista o dall'Agenzia delle Entrate.
• Un software ti prepara il file; trasmissione e conservazione restano un tuo adempimento.