Sollecito di pagamento di una fattura non pagata: fac-simile e interessi

Hai fatto il lavoro, hai emesso la fattura, e il pagamento non arriva. Prima di pensare all'avvocato, nella maggior parte dei casi basta un sollecito scritto fatto bene: molti ritardi sono dimenticanze o fatture finite nella casella sbagliata.

Questa guida spiega come scriverlo, come funzionano gli interessi di mora e cosa fare se il cliente continua a non pagare. Per gli importi grossi e i clienti che non rispondono, la scelta su come procedere legalmente falla con un legale.

Sollecito, diffida e decreto ingiuntivo: che differenza c'è?

Tre strumenti, in ordine di durezza:

• Sollecito di pagamento: una richiesta scritta, informale. Ricorda la fattura scaduta e chiede di pagarla entro una nuova data. Non ha una forma obbligatoria: va bene un'email.
• Diffida ad adempiere: una richiesta formale (art. 1454 del codice civile), inviata via PEC o raccomandata A/R, che assegna un termine — di norma non meno di 15 giorni — trascorso il quale il contratto si intende risolto. Serve anche a mettere in mora il cliente in modo certo.
• Decreto ingiuntivo: un provvedimento del giudice che ordina di pagare. Lo chiede un avvocato: la fattura, insieme alla prova della prestazione (preventivo accettato, rapporto di lavoro), è tra i documenti che permettono di ottenerlo in tempi rapidi.

In pratica parti dal sollecito; se non funziona passi alla diffida, e solo dopo, se serve, al legale.

Quando inviare il primo sollecito?

Non il giorno dopo la scadenza, ma nemmeno dopo due mesi:

• 3-5 giorni dopo la scadenza: primo sollecito, tono leggero.
• circa 15 giorni dopo: secondo sollecito, più fermo, con il richiamo agli interessi di mora.
• circa 30 giorni dopo: diffida via PEC o raccomandata, o passaggio al legale.

Se hai concordato termini di pagamento nel preventivo o in fattura ("pagamento a 30 giorni data fattura"), la scadenza è quella. Se non hai scritto nulla, per le operazioni tra imprese vale il termine di legge di 30 giorni dal ricevimento della fattura.

Cosa scrivere nel sollecito?

Corto e fattuale. Deve contenere numero e data della fattura, importo, data di scadenza già passata, nuovo termine e modalità di pagamento (IBAN).

Primo sollecito, via email:

Oggetto: Sollecito pagamento fattura n. 42 del 12/07/2026

Buongiorno, risulta non ancora saldata la fattura n. 42 del 12/07/2026, di importo 1.830,00 €, con scadenza 11/08/2026. Le chiedo di provvedere al pagamento entro il 20/09/2026 tramite bonifico su IBAN IT00 X000 0000 0000 0000 0000 000. Se il pagamento è già stato effettuato, la prego di ignorare questa comunicazione e di inviarmi la contabile. Cordiali saluti, [Nome, ragione sociale, P.IVA, contatti]

Secondo sollecito, più fermo:

A oggi la fattura n. 42 del 12/07/2026 (1.830,00 €, scaduta l'11/08/2026) risulta ancora non pagata, nonostante il sollecito del 20/09/2026. La invito a saldare entro e non oltre il 30/09/2026. Decorso tale termine mi vedrò costretto ad applicare gli interessi di mora di legge e ad affidare il recupero del credito a un legale, con aggravio delle spese a suo carico.

Come funzionano gli interessi di mora?

Dipende da chi è il cliente.

• Cliente con partita IVA (azienda, professionista, ditta): si applica la normativa sui ritardi di pagamento nelle transazioni commerciali (d.lgs. 231/2002). Gli interessi di mora decorrono in automatico dal giorno successivo alla scadenza, senza bisogno di sollecito o messa in mora. Il tasso è quello di riferimento della BCE maggiorato di 8 punti percentuali, pubblicato ogni semestre dal Ministero dell'Economia.
• Cliente privato (consumatore): gli interessi non sono automatici. Devi prima costituirlo in mora con una richiesta scritta; da quel momento maturano gli interessi legali, un tasso più basso fissato ogni anno, salvo un diverso accordo scritto.

In entrambi i casi puoi limitarti a richiamarli nel sollecito e poi rinunciarci se il cliente paga subito.

E se il cliente continua a non pagare?

Dopo il secondo sollecito senza esito:

1. Diffida ad adempiere via PEC o raccomandata A/R, con un termine di almeno 15 giorni. Da qui la mora è certa.
2. Recupero del credito con un legale: con la fattura elettronica trasmessa, il preventivo accettato e — se ce l'hai — il rapporto di fine lavoro, l'avvocato ha i documenti per un decreto ingiuntivo.
3. Valuta il rapporto costo/beneficio: per crediti piccoli, spese e tempo possono non valere la candela. Un professionista te lo dice subito.

Tieni traccia di tutto: copia dei solleciti, ricevute di consegna PEC, risposte del cliente.

Come evitare di arrivare al sollecito

• Scrivi i termini di pagamento già nel preventivo e ripetili in fattura.
• Chiedi un acconto alla firma per i lavori sopra un certo importo: vedi acconto o caparra sui lavori.
• Fattura subito a lavoro finito: più aspetti, più il pagamento slitta.
• Manda la fattura anche in copia di cortesia (PDF) al cliente, non solo allo SdI: molti privati non controllano il cassetto fiscale.

Con JobFlow il preventivo accettato diventa fattura riprendendo le stesse voci, con la scadenza di pagamento indicata sul documento, e la pagina Fatture ti segnala i lavori completati ancora da fatturare: così non parti già in ritardo. Il sollecito lo scrivi tu, ma con numero, importo e date già sotto mano.

In sintesi

• Il sollecito è una richiesta scritta informale; la diffida (PEC o raccomandata, art. 1454 c.c.) è quella formale; il decreto ingiuntivo lo chiede un legale.
• Invia il primo sollecito 3-5 giorni dopo la scadenza, il secondo dopo circa 15.
• Tra partite IVA gli interessi di mora sono automatici dal giorno dopo la scadenza (tasso BCE + 8 punti); verso un privato serve prima la messa in mora.
• Previeni il problema con termini di pagamento scritti, acconto e fatturazione immediata.